Créer un workflow (flux de travail ou suivi de processus) avec SharePoint Online (BPOS)


Dans SharePoint, un flux de travail (ou workflow) permet de mettre en œuvre une interaction dynamique entre vos collaborateurs, comme un processus de réalisation, un état d’avancement ou un cycle de validation. Si la version du datacenter Microsoft, SharePoint Online limite ces flux de travail à trois états maximum, il est toutefois utile de les mettre en œuvre pour automatiser certains processus simples, comme par exemple un cycle d’approbation de demandes de congés.

L’exemple ci-dessous présente comment associer un flux de travail à une liste personnalisée pour les demandes de congés. Notez qu’il est également possible d’associer un flux de travail à une bibliothèque de documents si vous souhaitez interfacer le flux avec les composants Microsoft Office. Cinq étapes sont nécessaires pour concevoir un cycle d’approbation.

Etape 1 – Création de la liste

  1. Sous Action du site, choisir Créer et sélectionner Liste personnalisée
  2. Donner un nom à votre bibliothèque et sélectionner les options de Navigation | Version | Modèle

Etape 2 – Ajout de la colonne choix

  1. Sélectionner votre bibliothèque : Demande de congés
  2. Sous Paramètres, sélectionner Créer une colonne
  3. Choisir une colonne Choix,  la nommer Etat
  4. Dans la rubrique Paramètres de colonne supplémentaire, définir les trois valeurs possibles : Demande à approuver | En cours d’approbation | Demande approuvée
  5. Terminer la configuration de la colonne avec les options que vous jugez utiles. Par défaut cette colonne sera ajoutée à l’affichage actuel. Vous pouvez toutefois la rajouter à votre affichage personnalisé.

Etape 3 – Associer un flux de travail à la bibliothèque

  1. Sélectionner votre bibliothèque : Demande de congés
  2. Sous Paramètres, sélectionner Paramètres – Liste
  3. Sous Autorisations et gestion, sélectionner Paramètres du flux de travail
  4. Inscrire un nom unique pour ce flux de travail
  5. Sélectionner une nouvelle liste des tâches
  6. Sélectionner les options de démarrage que vous souhaitez

Etape 4 – Configurer les états du flux de travail

  1. Sélectionner le champ choix que vous avez défini à l’étape précédente
  2. Sélectionner l’état : Initial | Moyen | Final. Dans notre exemple : Initial = Demande à approuver | Moyen = En cours d’approbation | Final = Demande approuvée

Etape 5 – Configurer les phases qui se déroulent lors de l’initiation d’un flux de travail

  1. Compléter pour chaque étape : Le message personnalisé | Les différents champs à inclure dans le message | Affectation de la tâche | Message électronique

Il ne vous reste plus qu’à tester votre flux de travail. Pour cela, sélectionnez votre liste Demande de congés et créez un nouvel enregistrement (selon votre processus, vous pouvez ajouter des champs et télécharger des fichiers). Le flux de travail est initialisé.

L’utilisateur pour laquelle la tâche a été affectée, va recevoir une notification de demande de tâche à valider. Ce dernier va pouvoir ouvrir la tâche et remplir les différents champs de suivi de tâches. L’utilisateur qui est à l’origine de la demande pourra consulter régulièrement les changements d’état et pourra suivre le processus de sa demande directement sous la liste ou sous la liste de tâches du flux de travail.

A vous de jouer…

A propos Alban Caouren

Responsable du développement de l’entité PME chez Orentis, je suis consultant en système d'information.
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