BPOS, une solution idéale qui répond aux exigences des projets d’équipes métiers composites


Jusqu’au développement des services de messagerie SaaS, on avait plutôt tendance à considérer que le système de messagerie était techniquement lié au périmètre de l’entreprise, ce qui n’était pas sans poser des problèmes fonctionnels dans certaines situations, comme notamment la gestion de projets. En effet, dans ce mode, de nombreux acteurs sont souvent impliqués : Sponsors, Maîtrise d’œuvre assurée par le client, assistance à la maîtrise d’ouvrage confiée à un sous-traitant, expertise et équipes issues de différents univers, et souvent, de sociétés multiples.

Si l’outillage spécifique à la coordination et au suivi des ressources existe depuis longtemps, l’un des challenges consistait à mettre en œuvre les outils de communications et de collaboration entre les différents acteurs.

  • Créer des accès dans l’infrastructure existante d’une des entreprises pour accéder à ses outils. Une bonne idée sur le papier, mais souvent difficile à mettre en œuvre pour des raisons évidentes de confidentialité lié au périmètre de sécurité de l’entreprise hôte, à la consommation des ressources de l’infrastructure difficile à refacturer, mais aussi à la gestion du changement (nouveaux acteurs, gestion des accès, …)
  • Utiliser les messageries de chaque entreprise comme élément de communication dans le cadre du projet. Ce qui pose des problèmes de centralisation des informations, de gestion de planning global, de règles et des processus de workflow (validation de documents, questionnaires,…), mais aussi parce que chaque entreprise possède ses règles de gestion (capacité des boîtes aux lettres, limitation de l’espace consommé pour des gros documents, etc.) et qu’il est difficile dans ces conditions d’avoir au final un outil véritablement opérationnel et correspondant à des besoins modernes (par exemple, la gestion des périphériques mobiles Windows Mobile, iPhone, Android, BlackBerry). Enfin, la refacturation de la consommation des ressources informatiques est dans cette situation impossible à identifier
  • Enfin, l’impossibilité à des infrastructures physiques de « coller » aux exigences temporelles d’un projet :
    • Généralement, les projets ne démarrent vraiment que lorsqu’ils sont signés, et à partir de cet instant, les outils de collaboration doivent être accessibles très rapidement, ce qui est rarement le cas dans le cas d’une infrastructure interne d’une entreprise, qui requiert souvent de suivre un processus exigeant
    • Le projet a une date de début et une date de fin, enfin, la plupart du temps😉. Lorsque celui-ci est achevé, l’ensemble des données doivent être archivées, et les ressources utilisées pour les acteurs du projet démontées.

En cela, les services Microsoft Online Services sont une réponse pertinente à ce type d’organisation métier. En quelques heures, les collaborateurs du projet disposeront d’un outillage regroupant une messagerie professionnelle, un partage documentaire avec workflow, des interfaces de présence/absence et de communication instantanée et d’une plateforme pour les réunions virtuelles, avec une capacité de refacturation des services intégrée à l’environnement, et sans solliciter les ressources IT de chaque société impliquée.

Pour reprendre en quelques lignes les avantages de considérer BPOS comme une solution pour les approches projets :

  • Une solution adaptée à partir de 5 participants à plusieurs centaines pour des projets allant de quelques mois à plusieurs années et pouvant être initialisée en quelques heures
  • Une refacturation à la demande pour les acteurs du projet (8,52€ par mois + 8,52€ pour les périphériques BlackBerry – les autres étant intégrés à la solution + location d’un nom de domaine pour la durée du projet – comptez 10€/an)
  • Une interopérabilité de la solution avec des applications métiers (par exemple, un ERP ou un CRM), un périmètre de sécurité spécifique aux acteurs du projet, une conformité avec les standards Internet (http, ssl), avec des outils de communications modernes valorisant la gestion de projet.

A propos Arnaud Alcabez

With more than 20 years of experience in computing technologies and 18 years in the world of IT consulting (whose his own company during 9 years - MCT, MCSE, MSS), I have strong and major skills on IT technologies such Exchange, Virtualization, and BPOS/Office365, Cloud strategy and in particular, Microsoft ecosystem. The last 10 years were devoted to growth the MS identification and the business market (large and mid channels) for some French IT companies. Today, as Office365/Exchange Senior Architect at Capgemini, I share my knowledge with internal teams and Capgemini's customers. In parallel, I am acknowledged as a Most Valuable Professional (MVP) since 2003 by Microsoft Corp. I'm a writer for Exchange Magazine in France,the owner and president of the French Exchange Server community (2500 qualified members in September 2008), and one of the five managers on the Exchange Group LinkedIn community. I speak regularly as IT Expert (Level 300/400 sessions) for Microsoft France, for exemple, during the Microsoft Techdays.
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