Anticiper et gérer les échecs de migration des boîtes aux lettres


La volumétrie des boîtes aux lettres et la disponibilité de la bande passante sont les deux éléments clés pour la réussite de la migration des données via l’outil intégré de Microsoft. Malheureusement, souvent, la décision du passage d’un serveur Exchange interne vers Microsoft Online Services est prise bien avant la moindre vérification que le réseau et que l’insfrastructure source disposera de la puissance nécessaire pour mener à bien cette opération.

La migration des donnéees entre l’infrastructure Exchange locale et Exchange Online permet outre le fait de recopier les données, d’exécuter en fin de migration la réécriture des adresses emails de manière à ce que les messages entrants continuent à être correctement distribués dans l’organisation.

Testez la bande passante disponible. Avant tout projet, vérifiez les capacités de la bande passante disponible via l’outil en ligne SpeedTest. Réalisé durant les mêmes périodes que celles que vous comptez utiliser pour la migration, et depuis le poste dont vous comptez vous servir pour réaliser la migration, il permettra de déterminer la bande passante sur laquelle vous pouvez véritablement compter durant la migration des boîtes aux lettres. Dans l’exemple ci-après, la capacité d’upload est de 820 kbps, soit 2,81 Go de l’heure.

Vérifiez la taille de vos boîtes aux lettres. Considérez que si certaines boîtes aux lettres sont largement supérieures à la capacité de votre bande passante, vous augmentez les risques d’aboutir à un échec de migration, et une impossibilité de migrer la boîte aux lettres en l’état.

Par exemple, une boîte aux lettres dont la taille fait 3 Go, sur une liaison d’un débit estimé de 384Mo/h mettrait 8 heures a être totalement copiée sur le centre de données, ce qui dans les différentes situations que j’ai pu observer, se traduit systèmatiquement par des erreurs de migration. Je n’ai pas eu l’occasion de tester un grand nombre de cas de figures, mais au delà de deux heures pour la migration d’une boîte aux lettres, vous pouvez considérer que le risque existe.

Dans cette situation, deux stratégies peuvent être appliquées :

La première solution est de nettoyer la boîte aux lettres afin qu’elle revienne à une taille en meilleure adéquation avec le débit constaté. La demande d’archivage des boîtes lorsqu’elle est demandée par la direction informatique à ses usagers, ne permet bien souvent pas d’arriver au résultat escompté de manière efficace. En effet, comment consacrer plusieurs heures, voire jours pour nettoyer manuellement une boîte aux lettres ayant atteint une taille imposante ? Une alternative consiste à exécuter un utilitaire comme Outlook Attachment Remover qui aura l’action d’extraire les fichiers attachés en tant que pièces-jointes des messages, de les stocker à un emplacement physique sur le disque dur, et de les remplacer dans les emails sous forme d’un lien symbolique, car c’est souvent les fichiers attachées qui sont à l’origine des tailles imposantes de certaines boîtes aux lettres.

La seconde solution consiste à ne migrer qu’une partie de la boîte aux lettres. Pour cela, le plus simple est d’archiver l’ensemble de la boîte aux lettres sous forme d’un fichier .PST local, et de supprimer par la suite les messages et les sous-dossiers présents dans la boîte de réception. Vous pouvez néanmoins laisser l’agenda, les contacts, et les tâches qui seront quand à eux migrés par l’outil de Microsoft.Pensez à sauvegarder sur un espace de stockage l’ensemble des .PST afin de pouvoir les récupérer après un crash du poste de travail. Une fois que la migration sera réalisée, rattachez le fichier .PST à la nouvelle boîte aux lettres pour que votre utilisateur y retrouve son courrier, et communiquez lui le léger changement que vous avez dû réaliser pour satisfaire la migration. Attention à l’exportation / importation des règles Outlook, qui souvent seront en erreur si elles pointent vers des dossiers qui se trouvent maintenant dans la boîte d’archive.

Evitez de restaurer l’ensemble du fichier .PST dans la boîte aux lettres du centre de données Microsoft. Premièrement, le temps de restauration du fichier .PST encombrerait votre bande passante et risquerait de durer plusieurs heures en bloquant le poste de travail. D’autre part, pour bien faire et ne pas perdre de messages, vous devriez désactiver le mode cache d’Outlook afin que les messages soient directement copiés sur le centre de données, et non dans le fichier .OST. Sachez que le fichier .OST n’est pas prévu pour réaliser des synchronisations massives entre le poste et le serveur Exchange dans ce sens, et que vous risqueriez d’avoir des messages non correctement copiés sur votre boîte aux lettres Exchange Online.

Accessoirement, laissez à l’utilisateur le choix de remonter (ou non) certains messages importants sur la boîte aux lettres Exchange Online, ou, si vous êtes avec Outlook 2010, bloquez lui ce choix afin de ne pas vous retrouver à nouveau avec des boîtes aux lettres qui soient ingérables en reprenant l’existant d’avant la migration.

A propos Orentis

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